Digitale Meeting-Vorbereitung und Protokollierung mit Mattermost
Digitale Meeting-Vorbereitung und Protokollierung mit Mattermost
Effiziente Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Teamarbeit. Mattermost, eine vielseitige Open Source Kommunikationsplattform für Teams, bietet innovative Möglichkeiten, um die Vorbereitung und Durchführung von Meetings zu digitalisieren. Hier erfahren Sie, wie Sie Mattermost für agile Meeting-Vorbereitung und dynamische Protokollierung nutzen können.
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Jean-Pierre KönigGeschäftsführer, YMC

Lesezeit: ca. 2 Minuten

vor 4 Wochen

Mattermost

Zunahme virtueller und hybrider Meetings

Die Corona-Pandemie hat zu einem bedeutenden Anstieg der Remote-Arbeit und damit zu einer Zunahme von virtuellen Meetings in Form von Online-Video-Calls geführt. Dies hat die Notwendigkeit einer effizienten und virtuellen Vorbereitung sowie Durchführung von Meetings verstärkt. Mattermost, als vielseitige Kommunikationsplattform, bietet innovative Lösungen, die sich nicht nur für reine Remote-Meetings eignen, sondern auch für physische Treffen vor Ort oder hybride Meeting Formate, die eine Kombination aus Vor-Ort- und Remote-Teilnahme umfassen.

Agile Vorbereitung Ihrer Meetings

Mattermost ermöglicht es Ihnen, spezifische Kanäle für jedes Meeting einzurichten. Diese Kanäle dienen als zentraler Ort für alle vorbereitenden Aktivitäten:

  • Agenda-Planung: Teilen Sie die Agenda des Meetings im Voraus im entsprechenden Kanal. Dies gibt allen Teilnehmern die Möglichkeit, sich vorzubereiten und bei Bedarf weitere Punkte per Instant Messaging vorzuschlagen.

  • Dokumentenaustausch: Laden Sie alle relevanten Dokumente und Materialien im Meeting-Kanal hoch, sodass die Teilnehmer vor dem Meeting darauf zugreifen können.

  • Vordiskussion: Nutzen Sie den Kanal, um vor dem Meeting Diskussionen zu führen und wichtige Punkte anzusprechen. Dies kann die Effizienz des eigentlichen Meetings erheblich steigern.

Dynamische Protokollierung während des Meetings

Eine der herausragenden Funktionen von Mattermost ist die Möglichkeit zur gemeinsamen Protokollierung in Echtzeit:

  • Gemeinsame Protokollerstellung: Während des Meetings können die Teilnehmer gemeinsam das Protokoll im Kanal erstellen. Ein designierter Protokollführer hält die Hauptpunkte fest, während andere Teilnehmer Ergänzungen oder Kommentare direkt im Chat beisteuern können.

  • Interaktive Teilnahme: Diese Methode der Protokollerstellung ermöglicht es allen Teilnehmern, aktiv am Meeting teilzunehmen und sicherzustellen, dass alle Perspektiven und Ideen berücksichtigt werden.

  • Sofortige Verfügbarkeit: Das Protokoll ist sofort nach dem Meeting für alle Teilnehmer in seiner dynamisch erstellten Form verfügbar und kann zur Nachbereitung oder als Referenz für zukünftige Entscheidungen in ein Dokument überführt werden.

Fazit

Mattermost transformiert die Art und Weise, wie Meetings vorbereitet und durchgeführt werden. Durch digitale Vorbereitung und dynamische Protokollierung werden Meetings nicht nur effizienter, sondern auch interaktiver und produktiver. Dies fördert eine stärkere Einbindung und Kollaboration im vor-ort, remote oder hybriden Team und macht Mattermost zu einem unverzichtbaren Tool für moderne Teamarbeit.